Eigene E-Mail-Adresse als Marketingtool

Wussten Sie, Ihre Geschäfts-E-Mail-Adresse ist mindestens genauso wichtig als Ihre Webseite? Noch immer sehen wir Unternehmen, besonders im aus dem Handwerk und Einzelunternehmen, die eine professionelle Internetseite haben, jedoch E-Mails mit einer E-Mail-Adresse versenden, die privaten Charakter ausstrahlt (z.B. T-Online oder Gmail). Sie verschicken täglich viele E-Mails, doch keine macht Werbung für Ihre Marke? Ändern Sie dies. Nutzen Sie jede E-Mail, die Ihr Haus verlässt, zur Wiederholung Ihrer Marke und investieren Sie in Ihre Bekanntheit. Ihre digitale Identität als Absender dient dazu, um aktives Branding zu betreiben. Sollte ihre E-Mail einmal im Spam-Ordner landen, dann kann diese durch die Soforterkennung einer Professionalität, dort schnell wieder herausgenommen werden. Wie einfach es ist, eine eigene E-Mail-Identität zu erhalten, zeigt dieser Artikel.

Autor: Thomas W. Frick (LinkedIn-Profil / Xing-Profil)

Effizientes Marketing ist eine Voraussetzung, um potenzielle Kunden von Produkten oder Dienstleistungen zu überzeugen. Das Image einer Firma hängt allerdings von weiteren Faktoren ab. Vor allem die externe Kommunikation trägt wesentlich dazu bei, wie ein Unternehmen oder eine Marke wahrgenommen werden.

Eine Mail-Anschrift repräsentiert das Unternehmen

Der Kundenkontakt findet heutzutage größtenteils digital statt. Für Bestellungen, Anfragen oder Reservierungen stehen häufig Online-Formulare zur Verfügung. Das am meisten genutzte Kommunikationsmittel ist die E-Mail, die für interne Mitteilungen ebenso verwendet wird für Nachrichten an externe Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden. Die geschäftliche E-Mail-Adresse gilt als virtuelles Aushängeschild einer Firma, die Teil der Identität und der Marke ist.

Daher sollte eine eigene E-Mail-Domain Professionalität und Sicherheit vermitteln. Für die professionelle E-Mail-Adresse sprechen mehrere Gründe: Einerseits erhöht eine E-Mail-Anschrift, die den Firmennamen enthält, die Markenbekanntheit und stärkt gleichzeitig die Wiedererkennung. Die Verwendung einer Firmen-E-Mail-Adresse kann somit als zusätzliche Marketingmöglichkeit betrachtet werden. Es ist daher ratsam, bei der Gestaltung einer Mail-Anschrift auf einige Details zu achten. Drei Tipps hierzu:

• Lange E-Mail-Adressen, die zahlreiche Wörter umfassen, gelten als ungeeignet, da diese schlecht merkbar sind.
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• Bei längeren Unternehmensnamen bietet sich eine kurze, aber einprägsame Abkürzung an.
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• Im Idealfall beinhaltet die E-Mail-Adresse schon den Nutzen und die Kernkompetenz des Unternehmens.
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• Weiter, empfehlen wir, nicht mit Umlauten zu arbeiten, da dies immer wieder zur Verwirrung und Fehleingaben führen kann.
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• Darüber hinaus sollte beim Versenden von E-Mails auf eine sichere Verschlüsselung geachtet werden.

Tipp: Häufig enthält die Business-Kommunikation sensible Daten (Kundendateien, Bankverbindungen oder Dokumente), deren Inhalte strikt vertraulich sind. Das Senden und Empfangen von E-Mails sollte deshalb ausschließlich über sichere SSL-/-TLS-Verschlüsselungen erfolgen.

Mehr Transparenz in der Kommunikation

Die wichtigsten Herausforderungen, die eine Marketingabteilung zu bewältigen hat, sind die Definition von Marketingzielen, das Analysieren der Wettbewerber sowie die Entwicklung geeigneter Strategien. Eine geeignete Firmen-E-Mail-Adresse kann das Unternehmensimage und den Wiedererkennungswert stärken und somit die Marketingaktivitäten unterstützen.

Zur besseren internen Organisation können E-Mail-Adressen mit der Bezeichnung der Abteilung (z.B. Marketing, Buchhaltung) oder dem Namen des Mitarbeiters zusätzlich individualisiert werden. Dies sorgt für mehr Transparenz in der Kommunikation und erleichtert die Zusammenarbeit im Unternehmen und mit externen Partnern.

Bei geschäftlichen E-Mails gelten in Deutschland gesetzliche Anforderungen. Diese besagen, dass eine online versendete Nachricht mit der persönlichen E-Mail-Signatur des Absenders zu versehen ist. Meist erhalten Firmen tagtäglich eine Unmenge E-Mails.

Tipp: Der Marketing-Weg “E-Mail-Signatur-Marketing” zeigt, wie gut die Wahrnehmungskraft der E-Mail im Alltag der Kunden und Ihrer Zielgruppe ist.

E-Mails sind ein großes IT-Sicherheitsrisiko, geben Sie dem Empfänger Sicherheit!

Ein Spamfilter erkennt unerwünschte Mitteilungen (Spam) automatisch und filtert diese aus dem Posteingang. Die Filterfunktion schützt nicht nur vor unerwünschter Werbung, sondern auch vor Betrugsversuchen oder Schadsoftware. Zur eigenen Sicherheit sollten Verlinkungen oder Anhänge in verdächtig wirkenden E-Mails nicht geöffnet werden.

Damit Spam- und Phishing-Filter ihre Schutzfunktion erfüllen können, müssen diese zuvor aktiviert werden. Unbekannte Absender sind zwar nicht grundsätzlich als Risiko einzustufen, jedoch mit der nötigen Vorsicht zu betrachten. Um seriöse von dubiosen Nachrichten zu unterscheiden, bietet es sich an, die E-Mail vor dem Öffnen zu überprüfen. Auffällig aussehende oder ungewöhnliche Zeichenfolgen können ein Hinweis für Spam oder eine Phishing-Mail sein.

Das Betriebssystem sowie die im Firmencomputer gespeicherten Programme sollten immer auf dem neuesten Stand sein. Eventuelle Sicherheitslücken können durch regelmäßige Updates geschlossen werden. In gewissen Abständen durchgeführte Fehlerbehebungen minimieren zudem Abstürze und andere Computerprobleme. Außerdem läuft eine aktualisierte Software effizienter und trägt somit zur Produktivität am Arbeitsplatz bei.

Einfacher E-Mail-Zugang und E-Mail-Funktionen

Unternehmen mit einer professionellen IT-Infrastruktur arbeiten oft mit IMAP-Konten, um die E-Mails z.B. direkt in Microsoft Outlook, Thunderbird oder mit anderen Office-Anwendungen zu versenden und empfangen. Sollte diese Software-Integration nicht vorhanden sein, so empfiehlt es sich, die Provider nicht nur anhand der Preise, sondern auch anhand des Webmailer, sprich der Oberfläche, in der die E-Mail bearbeitet werden zu vergleichen.

Tipp zum Anbietervergleich: Eine E-Mail-Adresse ist mehr als eine eigene EMail Domain, sondern sie bringt viele Funktionen mit sich. Verschlüsselung, Black-/Whitelisting, Anzahl der Weiterleitungsmöglichkeiten, Speicherplatz, Webmailer und Spam- bzw. Virenschutz. Ein Vergleich der Funktionen und Pakete lohnt sich!

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Mit einer Anti-Spam-Garantie und dem kostenlosen Informationsservice informieren wir Sie, gemäß Ihrer Themenauswahl kompakt über weitere Projekt- und Praxisbeispiele. Wählen Sie hierzu einfach Ihre Interessen und Themen aus: https://rent-a-marketing-team.de/infoservice/